إستراتيجيات وتطبيقات الأرشفة الإلكترونية والحفظ والتنظيم الإلكتروني للمعلومات والوثائق

الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير

مسجلة في الاتحاد الاوربي - مملكة السويد - رقم التسجيل 559173-7431

تعتمد الأكاديمية الإسكندنافية الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:

المحاضرات النظرية من خلال عروض البور بوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
الاختبارات في نهاية الدورة
يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة اتمام مهنية صادرة عن الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد ( مع امكانية التصديق من الخارجية السويدية )
أوقات البرامج التدريبية من الساعة العاشرة صباحا وحتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات

المقدمــة

تهدف هذه الدورة إلى تعريف المشاركين بمعنى التنظيم الفني للمحفوظات والأساليب التقليدية في الحفظ والتصنيف والفرز والترحيل للأوراق والملفات والبيانات وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة في إدارة المحفوظات وتطبيقات الإليكترونية في الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات وأساليب التأمين والحماية المتبعة.

اهداف البرنامج

تعريف المشاركين بأهمية السكرتارية كعنصر داعم للتطور التكنولوجي العالمي .
التعرف على كيفية التحول الالكتروني والقضاء على مقاومة التغيير النفسي الذي مازال يعاني منه عدد من العاملين بأقسام السكرتارية وادارة المكاتب .
تعريف المشاركين على اهمية التكنولوجيا في عملهم .
تعريفهم على التطبيقات العملية لاستخدامات التكنولوجيا الالكترونية .
التعرف على اهمية دور السكرتارية ومدى فعاليته في تسريع عملية الانتقال إلى العمل الالكتروني في الادارة .
تحديد اهمية البيانات ونظم المعلومات و ارشفتها الكترونيا .
التوثيق و الاجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .
أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و اهميتها في الارشفة الالكترونية و نقل المعلومات .
التعرف على التنظيم الاداري للمحفوظات الالكترونية .
التعرف على طرق تصميم سجلات الارشيف ومستنداته الكترونيا .
شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول .
استخدام التنظيم الداخلي الارشيف ووسائل واساليب وتطويره .
استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .

المحتوى العلمي للدورة

أهمية البيانات ونظم المعلومات
- تعريف البيانات وأهميتها
- معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها
- الحاسب الآلى
- أنواع البرمجيات المستخدمة
- نظم المعلومات
- اتصالات المعلومات
- الارشفة والفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR –
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة. “الأرشفة الإلكترونية”
- متابعة البريد الوارد وأمن و سرية المعلومات
- أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات.
- أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا .
- فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق – حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
- الحد من الأعمال الورقية في المكاتب
النظم الحديثة في الحفظ والتداول
- مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات
- حفظ الملفات بالطريقة التقليدية و الالكترونية
- الحفظ على أساس استخدام الفهرسة
- استخدام برمجيات الحاسب في الحفظ
- معالجة الكلمات
- الأجندات الإلكترونية
- النظم الحديثة في استرجاع المعلومات
- استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ
- المركزية واللامركزية في نظام الحفظ و مزايا وعيوب كل منهما
- تداول البيانات ( نظم الاتصالات )
- الشبكات المحلية
- البريد الإلكتروني
- البريد الصوتي و الفاكسميلي
الأرشفة الإلكترونية
- مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية
- طرق حفظ الملفات
- تصنيف وفهرسة الملفات
- الأهداف الاستراتيجية للأرشفة الإلكترونية
- أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة
- كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات
- مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي
- أتمتة المكتب
- المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني
- حالة عملية فى مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية
تطبيقات الحاسب الألى فى وسرية المعلومات
- حماية البيانات من خلال نظام التشغيل ويندوز XP
- حماية البيانات من خلال مجموعة البرامج المكتبية Microsoft Office
- أساليب الحفظ الاحتياطي Backup
- تشفير البيانات Pretty Good Privacy – PGP (( PGP
- حماية البريد الإلكتروني e-mail
- الحماية من الفيروسات Antivirus
- الأرشفة باستخدام Microsoft Access
- التعامل مع الماسح الضوئي Scanner
- التعامل مع الكاميرا Camera
- التعامل مع الطابعات Printer
- حفظ البيانات على الاسطوانات الضوئية
الاساليب الحديثة لتنظيم العمل المكتبي :
- طرق استعمال الانترنت لتحقيق اهداف مديرك او قسمك .
- E-mail والفائدة من استخدامه داخل الشركات .
- تسخير التكنولوجيا المستحدثة لما فيه فائدة لقسم السكرتارية.
- معالجة البريد الوارد والصادر الكترونياً.
- طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة الكترونياً .
- اعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها الكترونياً .
- اهمية الانترنت والe-mail في بيئة العمل العصري :
- القضاء على مقاومة التغيير لدى الموظفين .
- تسخير محركات البحث على الانترنت من اجل مشروع العمل
- الرسائل الالكترونية واهميتها بالتواصل السريع

كافة الحقوق محفوظة للأكاديمية الإسكندنافية

الأكاديمية الاسكندنافية للتدريب والتطوير مسجلة في الاتحاد الاوربي - مملكة السويد - رقم التسجيل 7431-559173

هذا الموقع محمي بحقوق التآليف والطبع والنشر وفقا للقوانين الدولية .
لا يجوز طبع وإعادة انتاج هذا الموقع او محتوياته أو أي جزء منه أو حفظه آليا أو نقله بأية وسيلة الكترونية أو غير الكترونية، أي مخالفة لهذه الحقوق ستؤدي إلى المسائلة القانونية.