دورة : السكرتاريا الإلكترونية المعاصرة والفعالة وإدارة مكاتب المستقبل

المحتوى العلمي للدورة التدريبية 

• مقدمة تعريفية الى علم السكرتارية في العصر الحادي والعشرين.
• اهمية السكرتارية في نجاح و تنظيم اعمال المؤسسات والمنظمات والهيئات.
• الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل
• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة. 
• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
• أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
• التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.
• اعداد المخاطبات الرسمية و تقارير العمل.
• آل (5S) لتنظيم و ترتيب المكاتب و الملفات و ادارة الاعمال المكتبية بطريقة مناسبة والتي تعد مدخل لادارة الجودة الشاملة في المؤسسات والهيئات والمنظمات.
• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• حفظ وتوثيق البيانات وفهرستها يدويا والكترونيا
• إدارة الوقت وإعداد جدول الأعمال اليومي والأسبوعي والشهري إلكترونيا.
• إعداد الخطط السنوية باستخدام الكمبيوتر.
• مهارات الإتصال وإدارة المؤتمرات.
• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات والإجتماعات
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.
• عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة.
• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال
• مهارات الاتصال الصامت بين السكرتاريا والمدراء
• كيفية الرد على الهاتف المباشر والتخلص من المكالمات غير المرغوب بها
• تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في مجال السكرتارية و ادارة المكاتب.
• المهارات التي يجب ان تتقنها السكرتيرة لتنجح في عملها في قرن المعلوماتية.
• طرق و أساليب الاستشعار عن بعد و معرفة ما يريده الرئيس بالتلميح لا التصريح.
• دلالات حركة الجسم و ايماءاته ( اليدين, القدمين, العينين، الوجه) و تفسير معنى كل حركة و ايماءاته .
• طرق التخلص من العادات و المشاعر السلبية و القلق و الخوف و الاوهام .
• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• مهارات التحضير وإجراء الاجتماعات الإلكترونية
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
• إدارة البريد الالكتروني.
• مهارة إعداد وكتابة الرسائل الإلكترونية الجاهزة حسب متطلبات العمل.
• إعداد وتنظيم قائمة العملاء وإدخال وتخزين كافة المعلومات عنهم وسرعة الوصول إليهم عند الحاجة.
• مهارات متقدمة في إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر.
• مهارات متقدمة في معالجة النصوص واستخدام القوالب الجاهزة
• المساعدة في حظر رسائل البريد الالكتروني
•  مهارات العرض والتقديم .
• امن وسرية المستندات والمعلومات.
• مهارات الأرشفة لجميع فعاليات وأعمال المكتب والاتصالات ومستندات العمل والعودة لها بشكل فوري.
• مهارات إنشاء النسخ الاحتياطي لأعمال المكاتب الإلكترونية وعملية استعادتها عند حدوث الكوارث والأعطال
• القواعد العشرون لنجاح السكرتيرة او مديرالمكتب
• كيف تحقق التوافق والانسجام مع مديرك و بقية المراجعين و الموظفين؟
• اختبارات السلوك والشخصية و حالات عملية.
• حالات وورش عملية وتطبيقية 
• تقييم وختام الدورة التدريبية 

الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد تعتمد أساليب حديثة في مجال التدريب وتطوير المهارات وتعزيز كفاءة تطوير الموارد البشرية. تضمن الأكاديمية تقديم تجربة تدريبية شاملة تشمل ما يلي:

• المحاضرات النظرية:
  • نقدم المعرفة من خلال عروض تقديمية متقدمة مثل البوربوينت والمواد المرئية مثل الفيديوهات والأفلام القصيرة.
• التقييم العلمي:
  • نقيم مهارات المتدربين قبل وبعد الدورة لضمان تطورهم.
• العصف الذهني والتفاعل:
  • نشجع على المشاركة الفعالة من خلال جلسات العصف الذهني وتطبيق المفاهيم من خلال تمثيل الأدوار.
• الحالات العملية:
  • نقدم حالات عملية تتوافق مع المحتوى العلمي واحتياجات المتدربين في مجالاتهم الخاصة.
• التقييم النهائي:
  • التقييم النهائي في نهاية البرنامج لتقييم استيعاب المعرفة.
• المواد التعليمية:
  • يتم توفير المواد العلمية والعملية للمشاركين على وسائط متعددة مثل ورق مطبوع وأقراص  سي ديأو أجهزة الفلاش ميموري
• تقارير الحضور والنتائج:
  • نقوم بإعداد تقارير حضور متفصلة للمشاركين ونقدم تقييما شاملا للبرنامج.
• المحترفين والخبراء:
  • يتم إعداد المحتوى العلمي للبرنامج بواسطة أفضل الأساتذة والمدربين في مجموعة متنوعة من التخصصات.
• شهادة اتمام مهنية:
  • يتم منح المتدربون شهادة اتمام مهنية تصدر عن الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد، ويمكن التصديق عليها من الخارجية السويدية برسوم اضافية.
• أوقات عقد الدورات التدريبية:
  • تعقد البرامج التدريبية من الساعة 10:00 صباحًا حتى الساعة 2:00 بعد الظهر، وتتضمن فترات استراحة لتناول القهوة خلال المحاضرات.

مقدمة عامة عن الدورة التدريبية

توفر الدورة حلا متكاملا لإدارة كافة فعاليات المكتب اليومية الخاصة بالسكرتاريا التنفيذية والعادية من حيث إدارة رسائل البريد الإلكتروني والجداول والمهام والملاحظات وجهات الاتصال والمعلومات الأخرى وتنظيمها. وإدارة جميع الاتصالات وتنظيم العمل والتعامل مع الآخرين الكترونيا بشكل أفضل وإدارة الاتصالات وترتيبها حسب الأولوية كما ويمكن تنظيم المعلومات بشكل أفضل للمساعدة في توفير الوقت وتحقيق إنتاجية أكبر.

الهدف العام للدورة التدريبية

• اطلاع المشاركين على الحديث في علم السكرتارية و إدارة المكاتب.
• إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتاريا المعاصرة.
• تمكين المشاركين من اعداد المخاطبات الرسمية و تقارير العمل.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.
• تمكينهم من التخطيط لا عمالهم و تنظيم اعمال رؤسائهم.
• تمكينهم من مهارة الرد على الهاتف
• تنمية مهارات المشاركين بالاستشعار عن بعد والتصرفات التي يرغب بها رؤسائهم بالتلميح لا بالتصريح.
• القدرة على التكيف مع الرؤساء الجدد والتعرف على سلوكياتهم بشكل مباشر.
• تمكين المشاركين من مهارات التعامل مع مختلف الانماط السلوكية والادارية.
• تنمية مهاراتهم في ادارة وقتهم و تنظيم اعمال رؤسائهم .
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وادارة عملية انعقادها.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
• إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.

المشاركون المستهدفون من الدورة التدريبية 

• سكرتارية الدوائر والاقسام والادارات المختلفة في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
• سكرتارية المدراء ورؤساء الاقسام في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
• موظفي الاستقبال والعلاقات العامة في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات

تلتزم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير بإقامة جميع برامج التدريب في مرافق فندقية مخصصة ومجهزة لعقد وتنفيذ الدورات التدريبية بغض النظر عن أي تفاصيل أخرى، ما لم يتم ذكر خلاف ذلك بوضوح على موقعنا الإلكتروني. سيتم إشعار المشتركين بمكان إقامة البرنامج التدريبي قبل مدة تتراوح بين 7 و 21 يومًا من تاريخ بدء البرنامج، وذلك وفقًا لتقييم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير وظروف البرنامج. تنوه الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير إلى عدم تحملها المسؤولية عن أي ظروف قاهرة تمنع إقامة البرنامج في المكان المحدد. ومع ذلك، ستسعى الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير جاهدة لتوفير بدائل مناسبة وتقديم الدعم اللازم للمشتركين في حال تغيير مكان انعقاد التدريب نتيجة لظروف طارئة.