دورة: إستراتيجيات وتطبيقات الأرشفة الإلكترونية والحفظ والتنظيم الإلكتروني للمعلومات والوثائق

المحتوى العلمي للدورة التدريبية

أهمية البيانات ونظم المعلومات

• تعريف  البيانات وأهميتها
• معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها
• الحاسب الآلى
• أنواع البرمجيات المستخدمة
• نظم المعلومات
• اتصالات المعلومات
• الارشفة والفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR –
• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة. “الأرشفة الإلكترونية”
• متابعة البريد الوارد وأمن  و سرية المعلومات
• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات.
• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا .
• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق – حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب

النظم الحديثة في الحفظ والتداول

• مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات
• حفظ الملفات بالطريقة التقليدية و الالكترونية
• الحفظ على أساس استخدام الفهرسة
• استخدام برمجيات الحاسب في الحفظ
• معالجة الكلمات
• الأجندات الإلكترونية
• النظم الحديثة في استرجاع المعلومات
• استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ
• المركزية واللامركزية في نظام الحفظ و مزايا وعيوب كل منهما
• تداول البيانات ( نظم الاتصالات )
• الشبكات المحلية
• البريد الإلكتروني
• البريد الصوتي و الفاكسميلي

الأرشفة الإلكترونية

• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية
• طرق حفظ الملفات
• تصنيف وفهرسة الملفات
• الأهداف الاستراتيجية للأرشفة الإلكترونية
• أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة
• كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات
• مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي
• أتمتة المكتب
• المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني
• حالة عملية فى مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

تطبيقات الحاسب الألى فى وسرية المعلومات

• حماية البيانات من خلال نظام التشغيل ويندوز XP
• حماية البيانات من خلال مجموعة البرامج المكتبية Microsoft Office
• أساليب الحفظ الاحتياطي Backup
• تشفير البيانات Pretty Good Privacy – PGP (( PGP
• حماية البريد الإلكتروني e-mail
• الحماية من الفيروسات Antivirus
• الأرشفة باستخدام Microsoft Access
• التعامل مع الماسح الضوئي Scanner
• التعامل مع الكاميرا Camera
• التعامل مع الطابعات Printer
• حفظ البيانات على الاسطوانات الضوئية

الاساليب الحديثة لتنظيم العمل المكتبي :

• طرق استعمال الانترنت لتحقيق اهداف مديرك او قسمك .
• E-mail والفائدة من استخدامه داخل الشركات .
• تسخير التكنولوجيا المستحدثة لما فيه فائدة لقسم السكرتارية.
• معالجة البريد الوارد والصادر الكترونياً.
• طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة الكترونياً .
• اعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها الكترونياً .
• اهمية الانترنت والe-mail في بيئة العمل العصري :
• القضاء على مقاومة التغيير لدى الموظفين .
• تسخير محركات البحث على الانترنت من اجل مشروع العمل
• الرسائل الالكترونية واهميتها بالتواصل السريع

الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد تعتمد أساليب حديثة في مجال التدريب وتطوير المهارات وتعزيز كفاءة تطوير الموارد البشرية. تضمن الأكاديمية تقديم تجربة تدريبية شاملة تشمل ما يلي:

• المحاضرات النظرية:
  • نقدم المعرفة من خلال عروض تقديمية متقدمة مثل البوربوينت والمواد المرئية مثل الفيديوهات والأفلام القصيرة.
• التقييم العلمي:
  • نقيم مهارات المتدربين قبل وبعد الدورة لضمان تطورهم.
• العصف الذهني والتفاعل:
  • نشجع على المشاركة الفعالة من خلال جلسات العصف الذهني وتطبيق المفاهيم من خلال تمثيل الأدوار.
• الحالات العملية:
  • نقدم حالات عملية تتوافق مع المحتوى العلمي واحتياجات المتدربين في مجالاتهم الخاصة.
• التقييم النهائي:
  • التقييم النهائي في نهاية البرنامج لتقييم استيعاب المعرفة.
• المواد التعليمية:
  • يتم توفير المواد العلمية والعملية للمشاركين على وسائط متعددة مثل ورق مطبوع وأقراص  سي ديأو أجهزة الفلاش ميموري
• تقارير الحضور والنتائج:
  • نقوم بإعداد تقارير حضور متفصلة للمشاركين ونقدم تقييما شاملا للبرنامج.
• المحترفين والخبراء:
  • يتم إعداد المحتوى العلمي للبرنامج بواسطة أفضل الأساتذة والمدربين في مجموعة متنوعة من التخصصات.
• شهادة اتمام مهنية:
  • يتم منح المتدربون شهادة اتمام مهنية تصدر عن الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد، ويمكن التصديق عليها من الخارجية السويدية برسوم اضافية.
• أوقات عقد الدورات التدريبية:
  • تعقد البرامج التدريبية من الساعة 10:00 صباحًا حتى الساعة 2:00 بعد الظهر، وتتضمن فترات استراحة لتناول القهوة خلال المحاضرات.

المقدمــة عن الدورة التدريبية

تهدف هذه الدورة إلى تعريف المشاركين بمعنى التنظيم الفني للمحفوظات والأساليب التقليدية في الحفظ والتصنيف والفرز والترحيل للأوراق والملفات والبيانات وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة في إدارة المحفوظات وتطبيقات الإليكترونية في الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات وأساليب التأمين والحماية المتبعة.

اهداف الدورة التدريبية

• تعريف المشاركين بأهمية السكرتارية كعنصر داعم للتطور التكنولوجي العالمي .
• التعرف على كيفية التحول الالكتروني والقضاء على مقاومة التغيير النفسي الذي مازال يعاني منه عدد من العاملين بأقسام السكرتارية وادارة المكاتب .
• تعريف المشاركين على اهمية التكنولوجيا في عملهم .
• تعريفهم على التطبيقات العملية لاستخدامات التكنولوجيا الالكترونية .
• التعرف على اهمية دور السكرتارية ومدى فعاليته في تسريع عملية الانتقال إلى العمل الالكتروني في الادارة .
• تحديد اهمية البيانات ونظم المعلومات و ارشفتها الكترونيا .
• التوثيق و الاجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .
• أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
• البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و اهميتها في الارشفة الالكترونية و نقل المعلومات .
• التعرف على التنظيم الاداري للمحفوظات الالكترونية .
• التعرف على طرق تصميم سجلات الارشيف ومستنداته الكترونيا .
• شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول .
• استخدام التنظيم الداخلي الارشيف ووسائل واساليب وتطويره .
• استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .

تلتزم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير بإقامة جميع برامج التدريب في مرافق فندقية مخصصة ومجهزة لعقد وتنفيذ الدورات التدريبية بغض النظر عن أي تفاصيل أخرى، ما لم يتم ذكر خلاف ذلك بوضوح على موقعنا الإلكتروني. سيتم إشعار المشتركين بمكان إقامة البرنامج التدريبي قبل مدة تتراوح بين 7 و 21 يومًا من تاريخ بدء البرنامج، وذلك وفقًا لتقييم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير وظروف البرنامج. تنوه الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير إلى عدم تحملها المسؤولية عن أي ظروف قاهرة تمنع إقامة البرنامج في المكان المحدد. ومع ذلك، ستسعى الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير جاهدة لتوفير بدائل مناسبة وتقديم الدعم اللازم للمشتركين في حال تغيير مكان انعقاد التدريب نتيجة لظروف طارئة.