دورة: التنظيم الفني للمحفوظات، الوثائق والمستندات والإدارة المتقدمة للأرشيف الإلكتروني

الموضوعات الرئيسية للدورة التدريبية

التعرف على مكونات نظام الأرشيف وبرمجياته

• عناصر عملية الأرشيف وطرق توظيفها في بيئة العمل
• أهمية الأرشيف والمعوقات وطرق تلافيها
• استخدام الطرق السلمية لإدخال الوثائق وفهرستها على الأرشيف
• إعداد خطة لتشعيب الملفات قبل أرشفتها
• القيام باسترجاع الوثائق وقت الحاجة إليها وفقا لقواعد تشغيل النظام
• حماية وتأمين الوثائق المخزنة في الأرشيف
• القيام بربط الأرشيف الالكتروني بالشبكة الداخلية وقاعدة بيانات المؤسسة

إنشاء نظام الأرشيف الإلكتروني :

• عناصر النظام
• مراحل إنشاء النظام
• ميكنة النظـام  
• تصميم السجلات والملفات
• أساليب تنظيم الوثائق ( التصنيف - الترميز - الفهرسة )
• إدخال الكم المتراكم من الوثائق إلي النظام
• تعديل وتحديث ومراجعة النظام
• تجارب عالمية فى أنظمة الأرشفة الإلكترونية

معالجة البيانات داخل نظام الأرشيف الإلكتروني :

• نظم التسجيل والاسترجاع بأسطوانات الليزر الضوئية
• التقنيات الحديثة في معالجة المستندات والملفات.
• تصميم نظم المعلومات الخاصة بحفظ البيانات والملفات
• دور الآليات لتجميع البيانات والمعلومات وكيفية تأمينها 
• الحاسبات الآلية الصغيرة وإمكانياتها الحديثة
• دور شبكات الإنترنت فى تفعيل عملية الحفظ والاسترجاع
• دور شبكات الإنترانت فى تفعيل عملية الحفظ والاسترجاع

أرشفة الكتابات الإدارية والفاكسات والبريد الإلكترونى :

• إرسال واستلام وأرشفة الفاكسات من خلال الحاسب الآلى
• أرشفة الكتابات الإدارية الصادرة والواردة
• أرشفة البريد الصادر والوارد

أمن الوثائق الإلكترونية :

• الأسس المكونة لتأمين المعلومات ومفاهيمها
• وضع برنامج تأميني لحماية أنظمة المعلومات
• برنامج للتوعية بأهمية المعلومات لجميع المستويات الإدارية
• الظروف البيئية المناسبة لحفظ وتأمين الوثائق
• المشكلات التي تواجه العاملين بإدارات الحفظ للوثائق والمعلومات ومعالجتها
• الأساليب الحديثة فى تأمين المعلومات

تطبيقات وممارسات وحالات عملية 

• الربط بين تنظيم الأوراق يدوياً وبين إدخال معلوماته في التقنيات الحديثة.
• استخدام الحاسب الآلي والأقراص الضوئية في حفظ الوثائق.
• استخدام شبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني في مجال المحفوظات.
• كيفية تقليص الأعمال الورقية في المكاتب بعد استخدام نظم المعلومات

الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد تعتمد أساليب حديثة في مجال التدريب وتطوير المهارات وتعزيز كفاءة تطوير الموارد البشرية. تضمن الأكاديمية تقديم تجربة تدريبية شاملة تشمل ما يلي:

• المحاضرات النظرية:
  • نقدم المعرفة من خلال عروض تقديمية متقدمة مثل البوربوينت والمواد المرئية مثل الفيديوهات والأفلام القصيرة.
• التقييم العلمي:
  • نقيم مهارات المتدربين قبل وبعد الدورة لضمان تطورهم.
• العصف الذهني والتفاعل:
  • نشجع على المشاركة الفعالة من خلال جلسات العصف الذهني وتطبيق المفاهيم من خلال تمثيل الأدوار.
• الحالات العملية:
  • نقدم حالات عملية تتوافق مع المحتوى العلمي واحتياجات المتدربين في مجالاتهم الخاصة.
• التقييم النهائي:
  • التقييم النهائي في نهاية البرنامج لتقييم استيعاب المعرفة.
• المواد التعليمية:
  • يتم توفير المواد العلمية والعملية للمشاركين على وسائط متعددة مثل ورق مطبوع وأقراص  سي ديأو أجهزة الفلاش ميموري
• تقارير الحضور والنتائج:
  • نقوم بإعداد تقارير حضور متفصلة للمشاركين ونقدم تقييما شاملا للبرنامج.
• المحترفين والخبراء:
  • يتم إعداد المحتوى العلمي للبرنامج بواسطة أفضل الأساتذة والمدربين في مجموعة متنوعة من التخصصات.
• شهادة اتمام مهنية:
  • يتم منح المتدربون شهادة اتمام مهنية تصدر عن الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد، ويمكن التصديق عليها من الخارجية السويدية برسوم اضافية.
• أوقات عقد الدورات التدريبية:
  • تعقد البرامج التدريبية من الساعة 10:00 صباحًا حتى الساعة 2:00 بعد الظهر، وتتضمن فترات استراحة لتناول القهوة خلال المحاضرات.

مقدمة الدورة التدريبية

مرحبًا بكم في دورة التدريب التي تهدف إلى تزويدكم بالأساليب الحديثة والمتطورة لتنظيم المحفوظات والوثائق في البيئة المعاصرة. يتمحور هذا البرنامج حول تطوير مهاراتكم في التصنيف والترقيم والتكويد والفهرسة الوصفية والموضوعية للوثائق، بالإضافة إلى كيفية التكشيف والاستخلاص من خلال الأرشيف الإلكتروني.

هــدف الدورة التدريبية

• تزويد المشاركين بالأساليب الحديثة للتنظيم الفني للمحفوظات والوثائق والمستندات من خلال التصنيف والترقيم والتكويد والفهرسـة الوصفية والموضوعية للوثائق وكيفية التكشيف والاستخلاص من خلال الأرشـيف الإلكتروني في هذا الخصوص .
• التعرف علي الأنظمة الحديثة لتطوير عمليات الحفظ للمحفوظات والوثائق والمستندات والمعلومات وتأمين الأنظمة المختلفة للبيانات وجمع المعلومات في البيئة المعاصرة.
• إيضاح الأساليب المختلفة الواجب أتباعها لحماية المعلومات والتعريف بالكوارث التي قد تصيب أنظمة المعلومات وكيفية الوقاية منها.
•  تنميـة معـارف ومهـارات المشـاركيـن بقواعد استخدام الأرشيف الالكتروني
• تنمية مهارتهم على التطبيق السليم لتلك المعارف وطرق الاستفادة منها في مجال عملهم
• الإلمام بطرق الأرشفة الالكترونية في مجال العمل

تلتزم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير بإقامة جميع برامج التدريب في مرافق فندقية مخصصة ومجهزة لعقد وتنفيذ الدورات التدريبية بغض النظر عن أي تفاصيل أخرى، ما لم يتم ذكر خلاف ذلك بوضوح على موقعنا الإلكتروني. سيتم إشعار المشتركين بمكان إقامة البرنامج التدريبي قبل مدة تتراوح بين 7 و 21 يومًا من تاريخ بدء البرنامج، وذلك وفقًا لتقييم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير وظروف البرنامج. تنوه الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير إلى عدم تحملها المسؤولية عن أي ظروف قاهرة تمنع إقامة البرنامج في المكان المحدد. ومع ذلك، ستسعى الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير جاهدة لتوفير بدائل مناسبة وتقديم الدعم اللازم للمشتركين في حال تغيير مكان انعقاد التدريب نتيجة لظروف طارئة.