دورة: السكرتارية الالكترونية وإدارة المكاتب الذكية وفق أحدث المتغيرات

المحتوى العلمي للدورة التدريبية

مفهوم السكرتارية وأهميتها

أنواع السكرتارية ومجالاتها.

أهمية وظائف وأعمال السكرتارية في المنظمات المعاصرة.

المفاهيم و الاستراتيجيات الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل.

مفهوم السكرتارية التنفيذية وأبعاد وخصائص الوظيفة.

الفرق بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى.

المهارات الإدارية و السلوكية العاملين في مجال المكاتب والسكرتارية.

السكرتارية و إدارة المكاتب الإلكترونية 

أهمية العمل المكتبي ووظائف الإدارة المكتبية الالكترونية:

• تعريف الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها العملية.
• تطبيقات الاتصالات الإلكترونية.
• تحديد المواعيد إلكتروني.
• تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية:
  • مهارات تنظيم الاجتماعات واللجان .
  • مهارات التعامل مع الآخرين (الإتيكيت والبروتوكول).

تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونيا.

الاتصال الإلكتروني:

• مهارة معالجة المكالمات الهاتفية ، واستقبال الزوار.
• فن الإنصات الجيد والحديث الفعال.

تطبيقات البريد الإلكتروني.

مهارات الكتابة الإدارية الفعالة ( المراسلات والتقارير).

معالجة البريد الوارد والصادر ( يدويا ، بالبريد الإلكتروني ).

الأرشفة الإلكترونية وضغط الملفات.

الأرشيف الإلكتروني كمدخل لهندرة المحفوظات الورقية.

إدارة الوقت إلكترونياً.

تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونيا

مهارات مواجهة المشكلات.

مهارات إدارة الوقت و ضغوط العمل

إدارة المكاتب والعلاقات العامة وفن الاتكيت والمراسيم

مهارة التعامل مع الرؤساء و استثمار الأنماط السيكولوجية للتعامل معهم.

مهارات مستقبلية في إدارة المكاتب و السكرتارية التنفيذية.

حل المشكلات المكتبية بطرق ابتكاريه 

الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير تعتمد على أحدث الأساليب العلمية والمهنية في مجالات التدريب وتنمية الموارد البشرية، بهدف رفع كفاءة الأفراد والمؤسسات. يتم تنفيذ البرامج التدريبية وفق منهجية متكاملة تشمل:

• المحاضرات النظرية المدعومة بعروض تقديمية (PowerPoint) ومقاطع مرئية (فيديوهات وأفلام قصيرة).
• التقييم العلمي للمتدربين قبل وبعد البرنامج لقياس مدى التطور والتحصيل العلمي.
• جلسات العصف الذهني وتطبيقات عملية للأدوار من خلال تمثيل المواقف العملية.
• دراسة حالات عملية مصممة خصيصًا لتلائم المادة العلمية وطبيعة عمل المشاركين.
• اختبارات تقييمية تُجرى في نهاية الدورة لتحديد مدى تحقيق الأهداف التدريبية.

يحصل كل مشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج مطبوعة ومحفوظة على CD أو فلاش ميموري، مع تقديم تقارير مفصلة تشمل الحضور والنتائج النهائية مع التقييم العام للبرنامج.

يتم إعداد المادة العلمية للبرامج التدريبية بطريقة احترافية على يد نخبة من الخبراء والمتخصصين في مختلف المجالات والتخصصات. في ختام البرنامج، يحصل المشاركون على شهادة حضور مهنية موقعة ومعتمدة من الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير.

أوقات البرنامج:

• من الساعة 9:00 صباحًا حتى 2:00 ظهرًا في المدن العربية.
• من الساعة 10:00 صباحًا حتى 3:00 ظهرًا في المدن الأوروبية والآسيوية.

البرامج التدريبية تتضمن :

• بوفيه يومي يقدم أثناء المحاضرات لضمان راحة المشاركين.

أهداف الدورة التدريبية

• تزويد المشاركين بمجموعة من الأسس والمعارف والمفاهيم العلمية الحديثة فى مجالات العمل في السكرتارية الالكترونية وإدارة الأعمال المكتبية ، وتنمية مهاراتهم الإدارية والسلوكية اللازمة لتحقيق فعاليتهم فى ممارسة مسئولياتهم.
• تعريف المشاركين بالأساليب و الاستراتيجيات الحديثة في الإدارة و الأجهزة المستخدمة في أعمال السكرتارية وأنظمتها وتزويدهم بالمهارات والمعلومات اللازمة لعلمهم وإكسابهم مهارات التعامل مع مختلف مجريات العمل والتعامل مع الآخرين
• تعريف المشاركين بكيفية استخدام السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب إلكترونيا  والبرامج اللازمة لذلك.
• تزويد المشاركين بالمهارات السلوكية والإدارية لأعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب إلكترونيا، وإكسابهم مهارات متقدمة في كيفية إستخدام النظم الإلكترونية في تطبيقات إدارة المكاتب وأعمال السكرتاريا العامة والتنفيذية.  
• تزويد المشاركين بمفهوم وظيفة السكرتارية التنفيذية في عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية وتعريفهم بطبيعة عملها بالتركيز على المهارات الإدارية والسلوكية .
• يهدف هذا البرنامج إلى إكساب المشاركين مهارات القيام بمهام الإدارة المكتبية المعاصرة التي تتطلبها متغيرات الألفية الثالثة
• تخفيف ضغوط العمل الواقعة على رؤسائهم للوصول الى أفضل الاستراتيجيات المكاتب الكترونية والتعرف على البرمجيات اللازمة لذلك.
• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.

تلتزم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير بإقامة جميع برامج التدريب في مرافق فندقية مخصصة ومجهزة لعقد وتنفيذ الدورات التدريبية بغض النظر عن أي تفاصيل أخرى، ما لم يتم ذكر خلاف ذلك بوضوح على موقعنا الإلكتروني. سيتم إشعار المشتركين بمكان إقامة البرنامج التدريبي قبل مدة تتراوح بين 7 و 21 يومًا من تاريخ بدء البرنامج، وذلك وفقًا لتقييم الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير وظروف البرنامج. تنوه الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير إلى عدم تحملها المسؤولية عن أي ظروف قاهرة تمنع إقامة البرنامج في المكان المحدد. ومع ذلك، ستسعى الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير جاهدة لتوفير بدائل مناسبة وتقديم الدعم اللازم للمشتركين في حال تغيير مكان انعقاد التدريب نتيجة لظروف طارئة.