المحتوى العلمي للدورة التدريبية

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
• خصائص موظفي  الحفظ .
• التعامل مع الاتصالات المكتبية .
• نشأة ودورة الوثائق .
• نظم الإشراف على المحفوظات .
• التصنيف والترميز والفهرسة .
• استخدام الحاسب في الأرشفة .
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
• أهمية التقارير للإدارة .
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد .
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
• الأشكال التوضيحية في التقارير .
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأ
• سمات المساعد الإداري
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
• السكرتارية الإلكترونية .
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
• مهارات الاتصال .
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
• البيئة المادية في المكتب الحديث .
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
• التجهيزات والتقنيات المكتبية .
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .

التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية.

• إعداد المراسلات والمذكرات وعرض الأوراق الإلكترونية .
• تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية.
• الإنترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية.
• التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالاً وأستقبالاً .
• تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة وترتيب الملفات الإلكترونية .
• فـن الحديث والإنصات ( مهارات التقديم والعرض الإلكتروني )
• تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونياً ( الاستثمار عن بعد )
• مقومات التعامل الفعال مع الآخرين .. ( الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور )
• مهارات التعامل مع ضغوط العمل بإدارات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب .
• المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليوميـة وكيفية التعامل معها .
• التكنولوجيا الحديثة لنظم المعلومات لمدراء المكاتب :
• نظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات الآلية .
• نظم المكاتب الآلية والإتصالات الإلكترونية .
• الإنترنيت وتعاملاتة الإلكترونية في أعمال الإدارة .
• تطبيقات وحالات وممارسات عملية
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من المؤتمر
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
• مهارات استخدام الهاتف.
• بناء الشخصية الهاتفية .
• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية .

عملية الاتصال : مفهومها وأهميتها وعناصرها .

• أنواع الاتصال : 
  • اللفظي: الكتابي والشفهي .
  • غير اللفظي: استخدام الرموز والحركات والإشارات (لغة الجسد(
• مهارات الاتصال :
• • التحدث والحوار .
  • الاصغاء .
  • الاقناع.
  • استخدام الاتصالات غير اللفظية (لغة الجسد)
• مهارات التعامل الإنساني :
  • حالات الذات : الوالدية، والبالغة، والطفولية.
  • التفاعلات الانسانية : المتكاملة والمتقاطعة والخفية .
• أنماط الاتصال مع الجمهور :
  • الصريح (الحقاني) (Assertive) .
  • العدواني (الهجومي) (Aggressive) .
  • الانهزامي (الاستسلامي (Non Assertive)
  • تحليل مواقف في الاتصال مع الجمهور: (صريحة وعدوانية واستسلامية.)
  • تحليل أنماط المشاركين في الاتصال والتعامل مع الجمهور.
  • الجوانب السلوكية في الاتصال مع الجمهور: الإدراك .
• أنماط الشخصية وأثرها على التعامل مع الجمهور .
• النمط العصبي (Type A) والنمط الهادئ (Type B) .
• النمط العقلاني (المنطقي) والنمط الانفعالي (العاطفي)
• الذكاء العاطفي في التعامل مع الجمهور .
• معوّقات الاتصال والتعامل الفعّال مع الجمهور، وسبل التّغلب عليها .
• التميز في خدمة الجمهور .
• التعرف على حاجات الجمهور : استطلاع آراء المراجعين .
• معالجة شكاوى المراجعين .
• التعامل مع الأنماط الصعبة من المراجعين : كالغضبان والشرس واللحوح والمتكبّر والثرثار والمتذمر والمنغلق والعصبي والمتردّد والمتهكم وصاحب الواسطة وغيرهم .
• تحليل وتقييم أنماط المشاركين في التعامل مع المراجعين وخدمتهم .

المفاهيم الأساسيــة للاجتمـاعـات واللجان ولقاءات العمل : -

• التعريف بالاجتمـاعـات ودورهـا في زيـادة فعـاليــة الإدارة
• الأنواع المختلفة للاجتمـاعـات
• القواعد المنظمة لسير العمل والإجراءات
• الجوانب التنظيميــة والقانونيــة للاجتمـاعـات
• مهـارات التخطيط والتنظيم لأعمـال الاجتماعات و اللجان ولقاءات العمل : -
  • مبررات الدعوة لعقد اجتمـاع
  • كيفيــة وضع جداول الأعمـال
  • التجهيزات الأساسيــة لعقد الاجتمـاع
  • الجوانب الفنيــة للاجتمـاعـات
  • سكرتاريــة الاجتمـاعـات واللجان وإعداد النمـاذج والوثائق
• مهـارات القيـادة الفعـالة للاجتمـاعـات واللجان ولقاءات العمل : -
  • طرق وفنون قيـادة الاجتماعات النقاشيــة واللجان الفنيــة
• مهـارات التعـامل مع الأنمـاط المختلفة للأفراد المجتمعين ومواجهة المواقف المختلفة.
• مهـارة تحقيق المشاركة الفعـالة في اتخاذ القرارات .
• مهـارات اكتشاف نقاط الاختلاف والاتفاق لأفراد الاجتمـاع والتعرف على الأسئلة المثارة :
  • كيفيــة سحب الموضوع من المناقشة أو البت أو التأجيل أو اتخاذ قرار
• مهـارات إدارة الوقت للاجتمـاع .
• مهـارات الحديث الجيد والعرض الفعـال والإنصات .
• المخرجات الأساسيــة للاجتمـاعـات اللجان (القرارات / التوصيـات) .
• مهـارات اتخاذ القرارات وإجراءات الموافقة عليهـا .
• القرارات الناجحة وكيفيــة صيـاغتهـا .
• مواصفات ومعـايير المحضر الجيد وكيفيــة مراجعته .
• أساليب تطوير أداء أعمـال الاجتماعات واللجان .
• الوسائل الحديثة لقيـاس فاعليــة الاجتماعات واللجان .

الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد تعتمد أساليب حديثة في مجال التدريب وتطوير المهارات وتعزيز كفاءة تطوير الموارد البشرية. تضمن الأكاديمية تقديم تجربة تدريبية شاملة تشمل ما يلي:

• المحاضرات النظرية: 
  • نقدم المعرفة من خلال عروض تقديمية متقدمة مثل البوربوينت والمواد المرئية مثل الفيديوهات والأفلام القصيرة.
• التقييم العلمي: 
  • نقيم مهارات المتدربين قبل وبعد الدورة لضمان تطورهم.
• العصف الذهني والتفاعل: 
  • نشجع على المشاركة الفعالة من خلال جلسات العصف الذهني وتطبيق المفاهيم من خلال تمثيل الأدوار.
• الحالات العملية: 
  • نقدم حالات عملية تتوافق مع المحتوى العلمي واحتياجات المتدربين في مجالاتهم الخاصة.
• التقييم النهائي: 
  • التقييم النهائي في نهاية البرنامج لتقييم استيعاب المعرفة.
• المواد التعليمية: 
  • يتم توفير المواد العلمية والعملية للمشاركين على وسائط متعددة مثل ورق مطبوع وأقراص  سي ديأو أجهزة الفلاش ميموري      
• تقارير الحضور والنتائج: 
  • نقوم بإعداد تقارير حضور متفصلة للمشاركين ونقدم تقييما شاملا للبرنامج.
• المحترفين والخبراء: 
  • يتم إعداد المحتوى العلمي للبرنامج بواسطة أفضل الأساتذة والمدربين في مجموعة متنوعة من التخصصات.
• شهادة اتمام مهنية: 
  • يتم منح المتدربون شهادة اتمام مهنية تصدر عن الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب والتطوير في مملكة السويد، ويمكن التصديق عليها من الخارجية السويدية برسوم اضافية.
• أوقات البرامج: 
  • تعقد البرامج التدريبية من الساعة 10:00 صباحًا حتى الساعة 2:00 بعد الظهر، ويتضمن جلسات بوفيه لتقديم وجبات خفيفة أثناء المحاضرات.

أهداف الدورة التدريبية

تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الاتصال ، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .

اكتساب المشاركين  مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال :

• المهام والمسئوليات
• المهارات الأساسية والشخصية
• التطبيقات الفعلية والعملية
• التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية
• الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه ، الإدراك الواقعي لرؤيتنا لأنفسنا … ورؤيتنا للآخرين .
• إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .
• إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .
• تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الاتصالات غير اللفظية .
• تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لعضو الفريق .
• التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .
• إستخدام أساليب فعالة للتعامل مع الرؤساء والزملاء .
• التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .
• تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الاجتماعات .
• استخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .